เทคนิคประชุมอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ

หลายคนคิดว่าการประชุมคือสิ่งจำเป็นที่ต้องนั่งยาวๆ และฟังข้อมูลเยอะๆ แต่ความจริงแล้ว ประชุมที่ดีไม่จำเป็นต้องนาน แต่อยู่ที่ “คุณภาพและประสิทธิภาพ”
 

• ตั้งวาระประชุมชัดเจน
  ก่อนประชุม ควรกำหนดหัวข้อสำคัญ พร้อมระบุเป้าหมายของการประชุม
  เช่น การตัดสินใจเรื่องโปรเจกต์ใหม่ หรือสรุปงานประจำสัปดาห์
   
• จำกัดเวลา
  กำหนดเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อชัดเจน เพื่อให้ทุกคนโฟกัส และลดการพูดนอกประเด็น
   
• กำหนดผู้พูดและผู้ติดตาม
  ใครรับผิดชอบอะไร ใครต้องรายงานผล ให้ทุกคนรู้บทบาท ลดความสับสน
   
• บันทึกประเด็นสำคัญและ Action Plan
  จดและสรุปสิ่งที่ตกลง พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบ และส่งต่อทีม เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
   
• สรุปผลทันทีหลังประชุม
  อย่าปล่อยให้ข้อมูลจางหาย ส่งสรุปอย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทีมสามารถเริ่มลงมือทำงานทันที
   

​​​​เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพ:

• ใช้เทคโนโลยีช่วย เช่น Google Docs, Notion, หรือ Slack ในการจดบันทึกและแชร์ผลประชุม
• เริ่มประชุมตรงเวลา และเลิกประชุมตามเวลาที่กำหนด เพื่อสร้างวินัยและความเคารพเวลาเพื่อนร่วมงาน
• ทบทวนวาระเก่าในแต่ละครั้ง เพื่อให้การประชุมต่อเนื่องและไม่ซ้ำซ้อน

การประชุมที่สั้น กระชับ และมีเป้าหมายชัดเจน ไม่เพียงช่วยลดเวลา แต่ยังช่วยให้ทีมเข้าใจตรงกัน
​​​​​​​ลดข้อผิดพลาด และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สรุป : ประชุมไม่จำเป็นต้องยาวและน่าเบื่อ หากวางแผนและบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ
ประชุมสั้น = ทีมเข้าใจตรงกัน + ลดความสับสน + งานเดินหน้าได้เร็ว